好文分享丨企业经营管理档案工作收集与整理

企业的经营管理类档案的管理与收集工作是企业生产经营过程中的一个重要环节，很多档案都对企业的经营管理决策等产生重要的影响，企业应当以提高对于档案收集与管理工作的重视程度为前提，结合信息化时代的特点，通过不断加强档案管理人员的专业水平、完善企业内部的相关制度来提高企业经营管理类档案收集与管理工作的效率和质量，实现企业的长远发展。

一、企业经营管理类档案的内容

企业经营管理类档案包括以下内容:

第一，经营决策与计划文件，具体包括企业的经营目标、经营方针和经营策略以及各种经营决策方案、计划等。

第二，物资供应与能源管理类文件材料，具体包括各种物资定额、材料库存决策、物资合同、能源供应计划。

第三，生产与质量管理文件材料，具体包括企业各类经济技术指标完成进度的统计报表、质量工作总结等。

第四，市场与销售文件材料，具体包括市场调查、分析报告与统计报表、商品商标与广告、产品订货与销售合同、商务纠纷与诉讼文件等。

第五，财务与成本管理文件材料，具体包括:财务决策与计划、成本预测与分析、经济核算材料等。

企业经营管理档案对于企业的生产经营与发展存在至关重要的作用，它能够促进企业与外部联系，也是企业管理层制定生产经营决策的依据，同时对于加强企业自身竞争力的建设，提高其在激烈竞争市场中的地位以及增强生产经营中的经济利益回报具有关键性的意义。

二、经营管理类档案

收集与管理工作面临的问题

（一）档案收集人员存在的问题。在收集档案的过程中，很多企业都会在各个部门内设置档案员的岗位，由部门内的职员兼职，这些档案兼职人员的工作便是收集并移交相关的档案，但是在实际中，各部门档案兼职人员存在最主要的问题便是目标不明确，他们不确定该将哪些档案上交给档案管理部门。主要原因在于他们除了收集与移交档案外，还有自己的本职工作要做，而本职工作耗费了他们的大部分精力，这就使得在收集与移交档案的过程中，他们的精力不足或者专业水平不够高，兼职档案员的岗位未能发挥有效的价值与作用，形同虚设。最明显的表现便是不知道该将部门内的哪些文件资料移示给档案管理部门，在移交档案文件的过程中觉得没有文件可以移示，或者让专业的档案管理部门的专业人员自己选择需要移交的档案文件。

(二)企业内部经营管理类档案收集存在难度。企业内部经营管理类档案收集存在难度除了部门内的档案兼职人员不作为外，某些部门为了一己私利不愿意移交档案文件，他们将利润作为部门追求的终极目标，有些相关的经营管理档案被看作是部门内部的无形资产，为了便于日后的使用，他们找借口将档案文件保留在部门内，而这些档案通常关系到企业经营发展过程中的一些重大利益，甚至存在有些部门在发生人事变动的时候会将“私藏”的这部分档案遗失的情况。

(三)档案管理人员专业技术水平不足。信息化时代，信息技术已经与企业的生产经营密不可分，而档案管理工作也是一样，在档案管理工作中运用信息技术手段，将大大减轻传统档案管理工作中的费时费力又低效的弊端，但是前提是档案管理部门的专业人品掌握一定的信息技术基础，能够熟练使用管理档案所采用的软件，在实际情况中很多档案管理人员没有系统地学习过相关信息技术，不习惯对档案进行信息化管理，熟练使用计算机也存在一定的难度，这就对于企业的档案管理工作造成了很大的阻碍。

(四)档案管理中的信息安全问题。信息时代为档案管理工作带来便利的同时，也存在一定的安全隐患，尤其是信息安全隐患，与传统的档案管理工作不同的是，档案文件很容易受到黑客或者病毒的攻击而泄露甚至丢失，一旦发生这些情况，将会为企业带来极其严重的利益损失。

三、解决企业档案

收集与管理工作问题的措施

(一)加强宣传力度，提高全体员工的档案收集与管理意识。在日常工作中，档案管理部门应当加强档案管理相关内容的宣传力度，比如通过单位的微信公众号进行相关宣传，使员工了解到档案管理工作的意义以及重要性，诸如在微信公众号通过发送档案工作违纪违法案例的相关推文来增强职下的档案意识，引起员工对干档案移交以及收集工作的重视，培养员工的档案保护意识。此外，档案管理部门需要将日常的档案管理中遇到的难题以及工作的进展及时汇报给管理层，从上级获取人力、财力或物资等方面的支持，在获得各方高度支持的基础之上提高档案的服务工作效率。此外档案管理人员应当积极了解项目的进度，根据项目的不同进度来进行档案收集与管理工作，并且及时向上级反映在归档中遇到的问题，实现项目建设与档案整理同行的状态。

(二)增强档案管理人员的业务水平。企业在选拔兼职档案管理人员时应当适当提高用人标准，为兼职档案管理岗位选拔一些细心、耐心、勤劳并且对档案管理工作感兴趣，有热情的员工。此外，在选拔这些人员时，企业也应当适当关注年龄与性别等因素，以期保持档案管理吊队伍的整体专业稳定性，档案管理部门应当定期对各个职能部门的兼职档案人员进行档案收集与移交方面的专业化培训，根据其在日常档案收集与移交工作中的实际问题，提出相应的解决方案，比如确定各个职能部门制定需要移交的档案内容，解决兼职档案人员不知道该移交什么档案的问题，除定期的培训外，档案管理部门的专业人员应当定期对各部门的兼职档案人员进行收集与整理档案的实际操作指导。管理层应当积极鼓励档案管理人员参加市级档案分管单位组织的业务培训，并给予时间和经费上的支持，提高档案管理人员的实际操作与业务指导水平。企业在对档案管理人员进行业务培训的时候，可以采取“请进来”与“走出去”相结合的方式，除了上述的请档案管理部门的专业人士到各个职能部门指导员工的实际操作外，还可以组织档案管理人员去其他的档案管理先进单位进行学习，通过学习其他单位的经验与实际的操作技能提高本单位的档案管理工作效率。

(三)加强单位内部档案相关的制度建设。没有规矩不成方圆，企业在进行档案管理工作时同样应当健全相关的制度规范，在相关制度规范的基础之上强化对于档案管理工作的约束。具体来讲，企业档案管理部门应当根据本企业的实际情况制定相应的档案管理奖惩制度，当完善内部档案相关制度建设之后，档案管理部门应当加大相关制度的执行力度与对各个职能部门的监督，严格依照所制定的制度来对相关的档案收集与管理行为进行奖励或惩罚。完善的档案管理制度就是档案收集与管理工作中的一道防线，档案收集工作是档案管理工作的前提，只有档案收集工作做得好，后续的档案管理工作才能得到保障。不断完善企业内的档案收集与管理的相关制度，努力实现依照制度开展档案收集与管理工作，使得档案收集与管理工作“有据可循”。正如档案管理界的一句话:“档案是前人智慧与自己心血的结合，前人智慧启发了自己，而自己的心血又滋养了后人。"

综上所述，企业在进行经营管理类档案收集与管理工作时要结合现有的时代背景，充分利用信息技术的便利性，改善传统档案管理工作中的费时费力又低效的弊端，在完善企业内部档案收集与管理制度的基础之上提高档案工作人员的专业素养，不断增强其实际操作能力以及档案操作意识。

来源：中文期刊、数字档案管理